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案例解析

郵件歸檔審計解決方案在三一重工的實施

三一集團有限公司
始創于1989年。自成立以來,三一集團秉持“創建一流企業,造就一流人才,做出一流貢獻”的企業宗旨,打造了業內知名的“三一”品牌。11年7月,三一重工以215.84億美元的市值,首次入圍FT全球500強,成為唯一上榜的中國機械企業。目前集團擁有員工6萬余名,是中國最大、全球第六的工程機械制造商。近年來,三一連續獲評為中國企業500強、工程機械行業綜合效益和競爭力最強企業、福布斯“中國頂尖企業”、中國最具成長力自主品牌、中國最具競爭力品牌、中國工程機械行業標志性品牌、亞洲品牌50強。


概述:
   隨著我國制造業的不斷發展,制造業信息化水平也迅速提升,電子郵件成為傳遞工作信息的重要手段,電子設計文稿等大數據也越來越多地出現在進出郵件系統和在企業內部傳送的郵件中。大數據的日益增長給制造業企業帶來的麻煩是這種情況出現之前所無法想象的:數據紛繁難以查找、占據巨大空間管理困難、系統負荷過大無法正常運轉……郵件僅僅在時間的積累下也會出現上述問題,更不必說有大數據的參與,郵件的管理問題更加復雜。本案例中MessageSolution為三一重工實施了郵件歸檔審計解決方案,解決了郵件查找、日常管理和系統運維的困難,保證了郵件的信息安全和法規遵從,助力三一重工的信息化建設,為制造業信息化提供了極具代表性的樣本。

產品簡介 :

  在選擇郵件歸檔解決方案供應商時,機場非常謹慎——既要實現以上目標,又要滿足專業性這一重要標準——著實花費了一番精力與時間。
  在進入最終測試階段的兩個國際知名品牌中,MessageSolution不僅完美實現了機場的歸檔目標,更以其在歸檔領域的專業性贏得了機場的青睞,最終成為其郵件歸檔解決方案的供應商,并為其順利安裝實施了郵件歸檔審計系統EEA。

企業郵件歸檔審計系統EEA在以下領域幫助用戶減少業務上和信息技術上的風險

■ 法規遵從與郵件審計
■ 優化郵件服務器存儲
■ 恢復丟失郵件
■ 查找證據支持訴訟
■ 快速查詢與郵件監管
■ 郵件長期歸檔保留

EEA的主要功能模塊:
■ 法規遵從
■ 郵件審計稽核
■ 快速搜索,智能查詢
■ 數據存儲倉庫
■ 數據挖掘
■ 監督管理
■ 歸檔歷史郵件
■ Outlook集成與郵箱管理
■ Lotus Domino/Notes集成
■ OWA集成
■ DWA集成
■ 內置全文搜索引擎
■ 郵件跟蹤
■ 單實例存儲和壓縮
■ 郵箱恢復
■ PST/NSF文件管理

  EEA在制造業、金融業等多個行業中均有突出表現,連年獲得制造業信息化優秀推薦產品獎、創新解決方案獎、微軟金牌合作伙伴等多個獎項,深受廣大用戶和合作伙伴的好評。

歸檔需求:
  三一重工是中國領先的工程機械制造商,業務繁忙、員工眾多、海量郵件超大數據、工作網點分布全球,這些特點促使其產生了全面而嚴格的歸檔需求。
法規遵從:被稱為"中國版《薩班斯法案》"的《企業內部控制基本規范》要求上市公司必須執行,同時鼓勵非上市大中型企業執行。其中對郵件等信息的要求是:保留所有業務記錄,包括電子記錄和郵件在內,不可少于5年;要求上市公司和注冊會計師事務所必須保留構成審計或評估基礎的審計工作報告、文檔和證明其結論的信息至少7年,即與審計工作報告和財務管理有關的電子郵件通訊記錄,至少也要保留7年。三一重工具有海量郵件和超大數據,僅用備份并不能使郵件數據得到及時梳理,無法達到專業歸檔的效果,也不能滿足信息審計需求,即無法有效實現法規遵從。
信息安全:郵件中包含大量商業信息,單獨的郵件系統無法保證重要信息的安全,需要歸檔系統通過權限分配、數據加密等方式來保證重要信息無法外流。
郵件搜索:要從日積月累的大量郵件中查找一段時間以前某個項目的相關郵件,如何在搜索信息不全的情況下快速查找?郵件搜索是使用過程中常見且棘手的問題。
郵件管理:郵件中包含的信息分散在各處,要對所有的進、出、內部發送的全部郵件進行集中化歸檔管理,包括郵箱管理、監督管理、重要項目的監督、敏感詞語的監察。

 

總結 :
  三一重工實施的郵件歸檔審計解決方案之所以能成為制造業信息化的典型案例,是因其企業規模之龐大、數據問題之繁雜、歸檔需求之全面、應用成效之顯著。
  MessageSolution為三一重工部署了郵件歸檔審計系統EEA,不僅為三一重工的郵件使用管理解決了法規遵從、快速搜索、數據安全、監督管理等多項需求,而且實現了優化存儲、方便擴展、便捷使用等更多目標,從而確保三一重工的所有用戶安全、規范、便捷地運用郵件進行信息交流,助力三一重工乃至中國制造業信息化的健康發展。

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