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案例解析

奇瑞汽車:提升信息價值

奇瑞汽車股份有限公司
是中國馳名的汽車制造廠商,在安裝了IBM Lotus Domino Server并使用了一段時間之后,郵件相關的問題逐漸顯現。信息呈爆炸式增長,無法迅速查找到項目相關信息,郵件服務器當機,員工郵件分散無法實施集中管理。


概述:
  在您看來,一封郵件的價值是不是僅僅在于傳遞信息,看過就可以隨手刪除呢?郵件服務器是不是安裝完成后能夠收發郵件就可以高枕無憂呢?事實上,收發郵件只是個開始,真正讓IT管理人員頭疼的事情還在后頭:郵件增長迅速,郵件服務器上壓力很大;存儲要求很高;無法及時查找郵件;郵件大量丟失;運維壓力非常大;不能實現郵件的合理集中管理……怎能才能做到對郵件的高效管理,增強服務器的性能,又能提升郵件信息的價值呢?
  在管理者們看來這些問題是牽一發而動全身的。一條重要信息的缺失很有可能導致一個項目的停滯;大量設計和商業機密不經保護和監督地在各個郵箱中傳遞,這其中藏著巨大的隱患;郵箱的日常維護占用員工的時間,服務器的維護更影響了全公司的工作效率。因此,奇瑞汽車急需一個行之有效的整體方案來解決郵件存儲、查找、管理問題和服務器運行優化的問題。

 

歸檔的力量:

  MessageSolution的郵件歸檔系統EEA就提供了滿足奇瑞汽車需求的多種功能。
  歸檔,即把所有經過郵件服務器的郵件一封不落地進行即時歸檔,同時在設定時間對歷史郵件進行定時歸檔。這就保證了郵件的存儲。把郵件從郵件服務器上遷到歸檔服務器上,降低了服務器的運維成本,同時員工在郵箱中的任何操作都不會影響歸檔服務器上郵件的存儲,從而不需要擔心郵件丟失的問題。相反,當用戶想從歸檔服務器上調取之前已經刪除過的郵件,也是易如反掌,同時不會改變用戶的操作習慣,即郵件仿佛還在郵件服務器上一樣,但實際上郵件是從歸檔服務器中被調取出來的。
  歸檔只是EEA最為基本的功能,同時,EEA有一個自主研發的強大的搜索引擎。這樣就使具有高級搜索功能的EEA與市面上一般的歸檔產品拉開了距離。深入郵件附件內容的查找,多語言、模糊、二次查找,標題、內容、收發人、日期等廣泛查找,這些查找功能全方位地支持著奇瑞汽車的郵件查找需求。
  EEA給奇瑞汽車的郵件提供了多重安全和管理保障。郵件的調取查閱權限根據管理員、領導、員工的不同級別和不同需要給予不同分配,同時還有設備鑰匙和密碼控制保護,郵件內容也嚴格禁止被篡改,所以操作都被系統日志一一記錄,多種技術手段保證了郵件的安全性。一旦郵件內容中包含敏感詞匯,管理員就會立刻收到一封通知,這樣就達到了對敏感詞匯監控的目的,有效地加強了管理。

 

提升信息價值:
  奇瑞汽車部署了MessageSolution提供的郵件歸檔解決方案后,不僅達成了郵件存儲、查找、管理和服務器優化的目標,更提升了信息的價值,使郵件的作用不再是轉瞬即逝,而是參與到信息參考、項目決策的過程中,從而發揮出最大的效果。
  在使用郵件歸檔系統EEA以前的情況是:在某一天,奇瑞要查找關于某個項目八個月內的郵件,假設該項目涉及20個人,那就需要將這20個人的240天的郵件備份恢復到專門的一個地方,然后手動去查找辨別,并剔出相同內容的郵件。這里的效率、耗費與難度可想而知。假如從幾T數據中去查找幾封郵件,在實際操作中,幾乎不可能實現,而且這樣做的基礎是關鍵郵件沒有被刪除。
  而EEA的作用就在于,給予塵封已久的郵件以生命,給予其全新而靈活的姿態可以隨時參與到某個項目中,提供重要信息,甚至能夠作為證據應對突發事件。這樣,信息的價值就彰顯出來了。
  奇瑞人認為:利用MessageSolution的企業郵件歸檔解決方案,自動歸檔,策略控制,不僅可以隨時訪問歸檔數據,從中快速搜索到已歸檔的郵件和附件,還能在郵件服務器出錯或崩潰后將數據恢復,這些特性提高了管理員的自由度,并且降低了企業資產和運維成本,讓IT部門的人員有更多的時間和精力關注在企業最核心的業務中。
  自從歸檔系統EEA被使用以后,奇瑞汽車在郵件的使用、管理和信息處理上的效率都大大改善,從而既降低了成本,又提高了信息的價值。奇瑞汽車也成為了行業內信息化進程中的領先企業,足見MessageSolution所提供的這款優秀的郵件歸檔解決方案能夠實現多么卓越的成效。

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